Mẫu brief và yêu cầu báo giá Year End Party cho doanh nghiệp

Phần A: bối cảnh và kết quả mong muốn

Nêu lý do tổ chức, cột mốc của doanh nghiệp và cảm nhận hoặc hành động cần có sau chương trình. Nếu vừa tổng kết vừa công bố chiến lược năm mới, hãy chỉ rõ ưu tiên để agency thiết kế nhịp chương trình.

• ✓Mục tiêu chính và thông điệp năm
• ✓Nhóm tham dự: nhân viên, lãnh đạo, khách hàng, đối tác
• ✓Số khách dự kiến và khoảng dao động
• ✓Ngôn ngữ, yêu cầu tiếp cận và khách VIP

Phần B: điều kiện triển khai

Cho biết ngày ưu tiên và ngày dự phòng, thành phố hoặc khu vực, thời lượng, venue đã có hay cần tìm. Nếu chương trình kết hợp gala và team building, nêu rõ cả hai phần để phương án sân khấu, lưu trú và vận chuyển không bị bỏ sót.

• ✓Ngày, giờ và thời lượng
• ✓Khu vực, venue, sức chứa và bãi xe
• ✓Các hạng mục đã có sẵn
• ✓Yêu cầu sân khấu, LED, âm thanh, tiết mục, quay chụp hoặc livestream

Phần C: ngân sách và cơ chế duyệt

Một khoảng ngân sách là thông tin hữu ích, không phải lời mời chi hết. Agency có thể ưu tiên hạng mục quan trọng và đưa lựa chọn cơ bản, tiêu chuẩn, mở rộng. Nêu người duyệt concept, người duyệt chi phí và hạn ra quyết định để tránh giữ venue quá lâu mà không thể chốt.

• ✓Khung ngân sách đã gồm hay chưa gồm VAT
• ✓Mức dự phòng được phép
• ✓Các mốc duyệt và người ký
• ✓Quy trình mua hàng, hợp đồng và thanh toán

Kiểm tra báo giá trước khi ký

Yêu cầu ghi rõ quy cách, số lượng, giờ setup, rehearsal, show và teardown. Các khoản dễ thiếu là phí venue, điện, overtime, bản quyền, vận chuyển, nhân sự trực đêm và chi phí thay đổi sát ngày. Trên website VBE, doanh nghiệp có thể gửi các trường cơ bản của brief ngay tại trang liên hệ để đội ngũ phản hồi bước tiếp theo.