Ngân sách sự kiện · 8 phút đọc · 18/08/2026

Chi phí tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại TP.HCM gồm những gì?

Cách xây dựng ngân sách sự kiện doanh nghiệp theo mục tiêu, số lượng khách, địa điểm và phạm vi sản xuất—kèm checklist các hạng mục dễ bị bỏ sót.

Không có một mức giá chung cho mọi sự kiện. Hai chương trình cùng 300 khách có thể có ngân sách rất khác nhau vì mục tiêu, địa điểm, thời lượng, chất lượng sản xuất và yêu cầu nội dung khác nhau. Cách lập ngân sách tốt nhất là bắt đầu từ kết quả doanh nghiệp cần đạt được, sau đó phân bổ tiền cho những điểm chạm tạo ra kết quả đó.

Sáu nhóm chi phí chính

Một dự toán rõ ràng nên chia theo nhóm để doanh nghiệp dễ so sánh phương án và kiểm soát phát sinh. Tỷ trọng từng nhóm thay đổi tùy format, nhưng cấu trúc thường giống nhau.

✓Địa điểm, tiệc, bàn ghế và dịch vụ đi kèm
✓Ý tưởng, thiết kế nhận diện và nội dung chương trình
✓Sân khấu, LED, âm thanh, ánh sáng và điện dự phòng
✓MC, nghệ sĩ, KOL, diễn giả và nhân sự vận hành
✓Sản xuất hình ảnh, video, livestream và chụp ảnh
✓Hậu cần, vận chuyển, giấy phép, bảo hiểm và chi phí dự phòng

Yếu tố nào làm ngân sách thay đổi nhiều nhất?

Số lượng khách ảnh hưởng đến địa điểm, F&B, bàn ghế, check-in và nhân sự. Tuy nhiên, chi phí kỹ thuật không tăng theo đầu người một cách tuyến tính. Một sân khấu phức tạp cho 200 khách vẫn có thể tốn nhiều hơn một chương trình tối giản cho 500 khách.

Thời điểm cũng rất quan trọng. Mùa cao điểm cuối năm khiến địa điểm, nhân sự và thiết bị tốt được đặt sớm. Việc chốt brief muộn thường làm giảm lựa chọn và tăng chi phí xử lý gấp.

Cách brief để nhận báo giá có thể so sánh

Hãy gửi cùng một brief cho các đơn vị: mục tiêu, đối tượng, số lượng khách, ngày dự kiến, khu vực, thời lượng, hạng mục bắt buộc và khoảng ngân sách. Yêu cầu báo giá ghi rõ số lượng, quy cách, thời gian sử dụng và phần chưa bao gồm.

✓Mục tiêu kinh doanh và thông điệp chính
✓Số khách và hồ sơ người tham dự
✓Ngày, giờ, khu vực hoặc địa điểm dự kiến
✓Phạm vi sáng tạo, sản xuất và truyền thông
✓Mức ngân sách hoặc ba phương án Good–Better–Best

Đừng bỏ quên ngân sách dự phòng

Một khoản dự phòng hợp lý giúp xử lý thay đổi số khách, thời tiết, vận chuyển, overtime hoặc yêu cầu nội dung sát ngày. Điều quan trọng không phải cắt mọi hạng mục, mà là biết hạng mục nào bảo vệ trải nghiệm cốt lõi và hạng mục nào có thể linh hoạt.

Cùng chủ đề

Bài viết hỗ trợ lập kế hoạch.

Corporate Event